Opdrachtbeschrijving
Controller
Lijnrollen
Opdrachtbeschrijving Controller Anonieme opdrachtgever I
Opdrachtgever wenst anoniem te blijven (bijvoorbeeld gezien de confidentiële aard van de informatie, de ouderdom van de opdracht, een opdrachtgever die inmiddels uit dienst getreden is, e.d.)
Situatie
De opdrachtgever heeft zes maanden voor de start van mijn opdracht een grote overname gedaan. In de tussenliggende periode waren beide organisaties bij elkaar ingetrokken, en de organisatorische integratie was net voltooid. De organisatie was volop in beweging: zowel door de “staartjes” van de integratie alsook door nieuwe business-initiatieven en lopende corporate-finance-trajecten. Veel processen en systemen echter waren nog niet geïntegreerd, waaronder die op het gebied van administratie en rapportage.
Afronden van de implementatie van het consolidatie- en rapportagesysteem
Een van mijn eerste opdrachten was het afronden van de implementatie van het consolidatie- en rapportagesysteem, samen met het rapportageteam. Dit omvatte het afronden van de rapportagestructuren (met o.a. een juridische – en management-accountingstructuur), het verfijnen van de Chart of Accounts, het inregelen van automatische consolidatie-eliminaties, het incorporeren van niet-financiële informatie (FTE’s, medewerkers, aangesloten ondernemers en filialen), en het opzetten van verschillende rapportages te gebruiken voor management- en overige stakeholderrapportages. Ik heb hierin een leidende rol op mij genomen, en het rapportage-/control team meegenomen in het proces, zodanig dat het team zelf verder kan met het beheer van de tool, en (minder complexe) wijzigingen in de inrichting zelfstandig kan afhandelen.
Kwalitatieve verbetering stakeholderrapportage
Gedurende het eerste jaar van de opdracht was ik verantwoordelijk voor de totstandkoming en verbetering van de maandelijkse stakeholderrapportages, ondersteund door het rapportageteam. Bij start van de opdracht bestond er één maandrapportage voor zowel management, Raad van Commissarissen als externe stakeholders, een boek van circa 100 pagina’s. De rapportage bevatte vooral tabellen met cijfers, en slechts zeer beperkt analyses van de informatie. Met andere woorden, de rapportage riep wel vragen op, maar gaf geen antwoorden.
De eenvoudig te realiseren verbeteringen waren splitsing van de rapportage en ontdubbeling van informatie. We maakten vanaf dat moment twee boekjes: een met de totaalanalyses (ca. 25 pagina’s, bedoeld voor zowel management als externe stakeholders) en een met de BU-specifieke analyses (ca. 75 pagina’s, alleen voor interne managementdoeleinden). De ontdubbeling betrof het schonen van de maandrapportage voor dubbel voorkomende informatie en elkaar overlappende informatie, en het vervangen van totaalrapportages door update-rapportages.
De volgende stappen waren de verdere inperking van informatie, verrijken van informatie met analyses, en introductie van KPIs. Het zittende management stelde echter prijs op veelomvattende managementinformatie en informatieverstrekking aan overige stakeholders, dus in de eerste maanden kwam de inperking slechts beperkt van de grond. Deze inperking kreeg meer ruimte toen er een nieuwe CFO aantrad.
Budget en Forecast
In de budget- en forecastprocessen had ik vooral een coördinerende rol. Kwaliteitsverhoging was een belangrijke doelstelling. De budgetinstructies, en verschillende (aan het consolidatie- en rapportagesysteem gekoppelde) budgettemplates waren voornamelijk van mijn hand. Ik had een belangrijke rol in het borgen dat interne doorbelastingen goed afgestemd waren.
Groepsjaarrekening
Ik was eindverantwoordelijk voor de totstandkoming en afronding van de jaarrekening van de groep, en ik had een voorname rol bij de coördinatie van de accountantscontrole en het daaraan gerelateerde tax memorandum van de belastingadviseurs. Aan de hand van het schrijven van meerdere position papers heb ik standpunten van de opdrachtgever op enkele kritische onderwerpen in de jaarrekening succesvol onderbouwd en verdedigd. Wat ik verder heb bereikt met het team is dat alle jaarrekeningspecificaties (balans, winst- en verliesrekening, kasstroomoverzicht, toelichtingen, geconsolideerd en enkelvoudig) volledig gekoppeld waren aan het consolidatie- en rapportagesysteem, en dat de jaarrekening twee maanden eerder gereed was dan die van het voorgaande jaar, overigens enigszins geholpen door de lagere complexiteit ten opzichte van het voorgaande jaar.
Overige werkzaamheden
Mijn overige werkzaamheden bestonden onder andere uit de coördinatie van het voldoen aan statutaire verplichtingen op het gebied van jaarrekeningen van de gehele groep. Verder heb ik enkele turbo-liquidaties uitgevoerd van inactieve groepsvennootschappen, en heb ik een grote bijdrage geleverd aan het opstellen van transfer pricing documentatie voor de groep.
