Controller


HdFwebProjImg08

Opdrachtbeschrijving Controller Anonieme opdrachtgever II


Opdrachtgever wenst anoniem te blijven (bijvoorbeeld gezien de confidentiële aard van de informatie, de ouderdom van de opdracht, een opdrachtgever die inmiddels uit dienst getreden is, e.d.)

Aanleiding en start

De finance functie van de opdrachtgever is ruim twee maanden voor de start van mijn opdracht gecentraliseerd. Het betekende dat alle controllers, die voorheen deel uitmaakten van de operationele afdelingen, rechtstreeks gingen rapporteren aan de Directeur Control. Er ontstond behoefte aan tijdelijke ondersteuning op o.a. het gebied van de transitie die dit met zich meebracht, de verbetering en uniformering van managementrapportage-, forecast- en budgetteringsprocessen, en de implementatie van de projectadministratiemodule. Deze projectbeschrijving behandelt een deel van mijn werkzaamheden.

 

De cijfers en de maandrapportage

Binnen de afdeling waren gedurende langere tijd geen financiële maandrapportages opgesteld, noch analyses vastgelegd van verschillen tussen budget, forecasts en maandcijfers. Ook cijfers werden niet gedeeld binnen het afdelingsmanagementteam. De eerste maanden stonden in het kader van het begrijpen van deze cijfers, onder gelijktijdige ontwikkeling van een standaard maandrapportage. Dit was een teameffort van zowel het Control team als de afdelingsmanagers en hun afdelingen. Binnen de afdelingen bestond de nodige weerstand tegen het omgaan met financiële gegevens, enerzijds omdat men lang niet te maken gekregen had met vragen over hun uitgaven, anderzijds omdat men dus ook lang niet te maken hadden met de verschillen tussen de uitgaven en de momenten van verantwoorden in de administratie (bijvoorbeeld bij langdurige onderhoudscontracten): er werd gedacht in kasstromen, niet in resultaten. Ik heb hierin een belangrijke bijdrage geleverd, waarbij aan de ene kant diep de details in gedoken moest worden (boekingen, facturen, inkooporders), samen met de Control collega’s, en aan de andere kant intensief gecommuniceerd moest worden met de afdelingsmanagers en hun afdelingen, en veel begeleiding moest worden gegeven. In een iets later stadium heb ik de verantwoordelijkheid voor de opstelling van deze maandelijkse rapportages en de bespreking ervan met de afdelingsmanagers en hun afdelingen in overleg meer naar mij toe getrokken.

Forecast en budget

Snel na het beter begrijpen van de cijfers pakten we het forecastproces op. Het was voor veel van de afdelingsmanagers voor het eerst dat zij direct te maken kregen met het opstellen van een (financiële) forecast. Ik ben van mening dat ik het forecastproces goed heb gefaciliteerd door veelvuldige begeleiding van en afstemming met betrokken managers en hun medewerkers binnen de afdelingen. In het budgetproces dat hier vrijwel direct op volgde, konden we de slag maken de diepgang van onderbouwing van de cijfers verder te verhogen, een groot verschil ten opzichte van het niet (gedocumenteerd) onderbouwde budget van het voorgaande jaar, waarin zowel grote “potten” bestonden voor bepaalde projectuitgaven, als niet nader gespecificeerde besparingsdoelstellingen. Ik heb zowel bij het forecast- als het budgetproces de totale afdelingscijfers geconsolideerd en mede richting gegeven aan het oplossen van issues door identificatie van besparingsmogelijkheden. Daarnaast heeft ik een groot deel van de budgetpresentaties opgesteld en beheerd.

 

Implementatie van de projectadministratiemodule en tijdschrijven

Binnen opdrachtgever werd een projectadministratiemodule in combinatie met een tijdverantwoordingstool geïmplementeerd voor de beheersing van de belangrijke stroom projectuitgaven. Ik heb Control (mede) vertegenwoordigd in het project, heb bijgedragen aan de definitie van de projectdeliverables en tests van de oplevering ervan, en een grote bijdrage geleverd aan de dataconversie.

Copyright © 1967-2017 Hotel des Finances --- Design by F-Work.nl